Co to jest welcome pack?

Welcome pack to zestaw powitalny przygotowywany dla nowego pracownika, klienta, partnera biznesowego lub uczestnika wydarzenia. W praktyce jest to komplet starannie dobranych materiałów i gadżetów, który ma ułatwić wdrożenie, przekazać najważniejsze informacje oraz wzmocnić pierwsze wrażenie związane z marką.

Taki pakiet stosuje się najczęściej w działaniach onboardingowych, employer brandingowych i eventowych. Zawartość dobiera się do celu, grupy odbiorców i budżetu, a elementy zwykle łączy wspólna identyfikacja wizualna oraz znakowanie logo lub hasłem kampanii. W zestawach pojawiają się między innymi:

• notesy, długopisy i kalendarze,
• kubki, butelki, termosy i lunchboxy,
• koszulki, bluzy, skarpety i czapki,
• torby, plecaki, smycze i etui na identyfikator,
• materiały informacyjne, list powitalny, regulaminy lub vouchery.

Największą zaletą tego rozwiązania jest spójne połączenie funkcji informacyjnej z wizerunkową. Dobrze zaprojektowany zestaw porządkuje komunikację, skraca czas wdrożenia i zwiększa szansę, że odbiorca będzie realnie korzystał z przekazanych przedmiotów. Ograniczeniem bywa logistyka: im więcej elementów, rozmiarów odzieży i wariantów personalizacji, tym większe ryzyko pomyłek oraz wyższy koszt kompletacji. Słaby efekt daje także przypadkowy dobór produktów, które nie pasują do kultury organizacji albo są niskiej jakości.

Firmy wybierają welcome pack najczęściej przy zatrudnianiu nowych osób, rozpoczęciu współpracy z klientem lub organizacji konferencji i szkoleń. Proces zamawiania zwykle obejmuje dobór zawartości, projekt znakowania, akceptację wizualizacji, produkcję i konfekcjonowanie, czyli skompletowanie wszystkich elementów w jedno opakowanie. Na czas realizacji wpływa liczba produktów, technika znakowania, dostępność stanów magazynowych oraz to, czy zestawy mają być wysyłane zbiorczo, czy bezpośrednio do wielu odbiorców.